O que é a ECF?

A ECF substituiu a antiga DIPJ e tem como objetivo informar à Receita Federal todas as operações que influenciem a composição da base de cálculo e o valor devido do IRPJ e da CSLL.
 Entrega obrigatória para todas as pessoas jurídicas, exceto:

• Optantes do Simples Nacional.
  
  

• Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas.
  
  

• Pessoas jurídicas inativas.
  
  

Prazos de Entrega.

• Regra geral: Último dia útil de julho do ano seguinte ao período de apuração.
  
  

• Situação especial:
  
  

  • Evento entre janeiro e abril: até o último dia útil de julho.
    
    

  • Evento entre maio e dezembro: até o último dia útil do 3º mês subsequente ao evento (extinção, cisão, fusão, incorporação)
    
    

Para mais informações, você pode também ler o artigo completo, Informações Gerais sobre o SPED ECF e assistir nossas lives ( ECF 2025 sem complicação e ECF 2025: Descomplique a Entrega)
 
Procedimentos Operacionais Passo a Passo.

1. Cadastro Inicial.

Menu: Cadastros > Contabilistas

Preencha os dados do profissional de contabilidade conforme a Certidão de Regularidade Profissional do CRC (Conselho Regional de Contabilidade).

2. Cadastro da Empresa e Quadro Societário.

Menu: Cadastros > Empresa > Quadro Societário

Informe os sócios da empresa com:

- Nome completo

- CPF

- Percentual de participação.

- Nacionalidade e outras informações exigidas pelo sistema.

3. Histórico da Empresa.

Menu: Cadastros > Histórico da Empresa

Aba Fiscal:

- Regime de tributação: Lucro Presumido.

- Critério de reconhecimento de receitas: Caixa ou Competência.

Aba Contábil:

- Método de apuração do estoque final.

- Seleção do Plano Referencial utilizado (Receita Federal)

4. Plano Referencial – Mapeamento Contábil.

Menu: Utilitários > Vincular Plano de Contas Referencial

Faça a vinculação das contas contábeis da empresa com o plano referencial da Receita Federal.

Contas em vermelho devem ser obrigatoriamente vinculadas.

Exceção: Conta de encerramento (transitória) com natureza '9'. Marque a opção “Outras SPED” no cadastro dessa conta, no plano de contas.

5. DRE – Demonstração do Resultado do Exercício.

Menu: Movimentos > DRE Apurações Diversas > Criar

Gere a DRE para conferência dos saldos, mesmo que a escrituração seja tipo Livro Caixa.

6. Encerramento do Exercício.

Menu: Movimentos > Encerramento dos Exercícios

No Lucro Presumido, o encerramento deve ser feito trimestralmente:

- 1º trimestre: janeiro a março.

- 2º trimestre: abril a junho.

- 3º trimestre: julho a setembro.

- 4º trimestre: outubro a dezembro.

7. Livro Caixa – Informações Complementares (quando aplicável).

Caso a empresa não entregue a ECD e opte pelo Livro Caixa:

Menu: Movimentos > Sped ECF > Saldos e Outras Informações (Y672)

Realize as vinculações das contas, conforme a realidade da empresa.

Demonstrativo do Livro Caixa 

Menu: Cadastros > Plano de Contas

Marque a conta que centraliza os lançamentos de caixa com a opção “Caixa ou equivalente de caixa”.

Obrigatoriedade do registro Q100 (Livro Caixa) para empresas com faturamento igual ou superior a R$ 1.200.000,00 no ano-calendário.

8. Análise e Conferência.

Menu: Utilitários > Analisador Contábil

Antes de gerar o arquivo da ECF, execute esta ferramenta para verificar inconsistências que podem causar erros no PVA.

9. Geração do Arquivo da ECF.

Movimentos> Gerar arquivo Sped ECF

Na tela inicial:

1. Informe:

- Período da escrituração.

- Se é original ou retificadora.

- Tipo de escrituração: Livro Caixa ou Contábil.

2. Se for escrituração contábil, será necessário recuperar a ECD no PVA.

3. Informe a alíquota da CSLL.

4. Se houver situação especial de início de período, preencha essa informação.

5. Informe os dados dos responsáveis (signatários).

6. Dados complementares: Marque os campos referentes às situações específicas da empresa, se existirem.

Na última etapa: 

Marque a primeira opção para gerar registros contábeis e referenciais (obrigatório quando o critério de reconhecimento das receitas for competência e quando o tipo de escrituração for contábil).
Marque a segunda opção obrigatoriamente, para incluir apenas as contas vinculadas ao plano referencial.
Opcional:
Gerar lançamentos com centro de resultados.
Gerar com códigos reduzidos de contas.

Observações.

Registros gerados para Lucro Presumido via Fortes Fiscal:

- P200 e P300: Apuração do IRPJ

- P400 e P500: Apuração da CSLL

Conferência no Fortes Fiscal:

Menu: Relatórios > Tributos Federais > COFINS, PIS, CSL e IRPJ (Demonstrativo de Cálculo)

Selecione IRPJ e CSL para comparar os valores com os registros gerados.

O valor do faturamento será apurado com base nos documentos fiscais de serviços ou mercadorias com CFOP de natureza venda ou prestação.

Caso não utilize o Fortes Fiscal, os registros terão que ser informados manualmente no PVA.

A geração do arquivo pode ser feita tanto pelo Fortes Fiscal quanto pelo Fortes Contábil, ficando a critério do usuário a escolha.